Documentos de
Control Laboral en la Empresa

Todo empleador que tenga personal dependiente deberá tener la Planilla de Trabajo Unificada y además el Libro de Registro Laboral.

La planilla de trabajo unificada (PTU) es regulada por el Decreto N° 278/017. Se tramita ante el Banco de Previsión Social, pero es una documentación válida tanto para el BPS como para el MTSS. Debe tener la siguiente información: razón social, naturaleza jurídica, domicilio, grupo y subgrupo del Consejo de Salarios al que pertenece, número de Rut, número de registro ante el BPS, titular o titulares y fecha de inicio de sus actividades. También debe contener datos del personal: nombre de los trabajadores que estén en actividad y de aquellos que hayan egresado en el último año calendario, a contar desde la fecha de emisión del reporte, fecha de nacimiento, sexo, categoría laboral, vínculo funcional, fecha de ingreso y egreso si lo hubiera, salario base, horario de trabajo, descanso intermedio y semanal, y las observaciones que el empleador entienda pertinente agregar. Toda modificación que opere en el transcurso de la relación de trabajo referida al grupo y subgrupo, categoría laboral del trabajador, jornada laboral, descanso intermedio, descanso semanal y salario (forma y monto de la remuneración) debe ser comunicada al BPS dentro de los 15 días corridos a la fecha en que tuvo lugar dicha modificación.

El empleador tiene la obligación de asegurar al trabajador el acceso a la PTU.
Además de la PTU, el empleador debe llevar el Libro de Registro Laboral, debidamente foliado, el cual será registrado ante la Inspección General del Trabajo y de la Seguridad Social del MTSS.

En el libro, el empleador deberá anotar:

1. Antes de su verificación, los cambios de horario y turno del trabajador;
2. Las horas que excedan el horario normal de trabajo;
3. El horario que cumplen diariamente aquellos trabajadores en los que, por la naturaleza de la actividad que realizan, no sea posible establecer con antelación la hora de comienzo y de finalización de la jornada;
4. Los accidentes de trabajo que ocurran, fecha, nombre del accidentado, descripción sucinta de los hechos, medidas adoptadas o a adoptarse para evitarlos, debiendo efectuar dicha anotación dentro de las 24 horas siguientes de acaecido el accidente;
5. Fecha de suscripción de convenio de fraccionamiento de licencia y/o cómputo de feriados, en caso de existir dicho acuerdo.

En aquellas empresas en que los trabajadores cambien reiteradamente los horarios y turnos y sea dificultoso registrar dichos cambios en el Libro de Registro Laboral, se permitirá que el registro se realice mediante listados, para lo cual las empresas deberán cumplir los siguientes requisitos:

1. Dejar constancia en el registro de datos del trabajador que los cambios de horario se detallarán en el Libro de Registro Laboral;
2. Identificar en los listados: nombre y documento de identidad del trabajador, la fecha en que cambia el horario y el detalle del horario que va a realizar, consignando el descanso intermedio y semanal;
3. Ordenar cronológicamente los listados y conservar los mismos a fin de permitir un debido control por los Inspectores de Trabajo a cuya disposición deberán estar junto con el Libro de Registro Laboral

De acuerdo al artículo 18 del Decreto N° 278/017 el Libro de Registro Laboral deberá ser renovado cuando se completen sus folios. La Inspección General del Trabajo y de la Seguridad Social o la Oficina de Trabajo correspondiente controlará ese extremo y registrará en forma inmediata el nuevo Libro. Una vez agotados sus folios deberá mantenerse en la dependencia a la que pertenezca conjuntamente con el que se encuentre en uso, por el término de dos (2) años.

Por otro lado, en el Libro de Registro Laboral los Inspectores de Trabajo deben dejar constancia de las visitas realizadas, de sus resultancias, de las observaciones y de las intimaciones realizadas.